Prozessoptimierung

Ein Büro mit aufgeräumtem Schreibtisch ohne Drucker, Schredder und Papiermüll?

Das papierlose Büro ist zu einem Symbol für nachhaltiges und effizientes Arbeiten geworden.
Ich schaue mir an und zeige Lösungen auf, wie Ihre Unterlagen in Ihren digitalen Prozess integriert werden können, sodass Sie und Ihr Team wie folgt davon profitieren:

• Ortsunabhängige Zusammenarbeit
• Suche nach Unterlagen entfällt
• Mobiler Zugriff
• Weniger Papierbedarf und -verbrauch
• Ersparnis von Platz für die Ablage und Archivierung von Dokumenten
• Gleichzeitiger Zugriff und damit Informationsstand aller Mitarbeitenden
• Aktiver Umweltschutz durch effizienten Umgang mit Ressourcen

Es gibt keine einheitliche Benennung der Dateien und Dokumente, die innerhalb des Teams bearbeitet werden? Im Rahmen einer Vertretung findet man die Dateien zu einem bestimmten Thema nicht? Selbst mittels Suchfunktion ist die Fantasie zum gesuchten Dateinamen schnell ausgeschöpft? Wie installiert man eine einheitliche Dateiablagen-Struktur, mit der jedes Teammitglied schnell fündig wird?

Die Antworten zu diesen Fragen erarbeite ich gemeinsam mit Ihrem Team im Rahmen eines Workshops. Ziel ist die Entwicklung einer Datei- und Dokumentenstruktur, die für jedes Teammitglied leicht und schnell zugänglich ist.

Die Belege für den Steuerberater werden immer noch ausgedruckt, zusammengestellt und per Post an den Steuerberater versandt? Nach der Bearbeitung sortieren Sie die Belege wieder zurück in die ursprünglichen Ordner? Sie verlassen sich darauf, dass auf diesem Weg keine Original-Belege verloren geht?

Hier schaue ich mir die Schnittstelle zum Steuerberater an und erarbeite einen einfachen, digitalen Weg, der für beide Seiten eine Verbesserung zur Folge hat.

Ihre Monteure müssen die Stundennachweise jeweils vom Kunden unterschreiben lassen? Im Anschluss fahren sie zu Ihrem Betrieb und geben diese Nachweise in Ihrer Abrechnung ab? Von der Abrechnung gibt es immer wieder Fragen zu den Angaben in den Stundennachweisen? Die Abrechnung wird dadurch verzögert, der Zahlungseingang verschiebt sich?

Dieser für alle Beteiligten umständliche Ablauf lässt sich vereinfachen.

Die Lösung ist ein digitaler Baustein, den ich Ihnen gern vorstelle.

Die Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden werden zur Ablage ausgedruckt, in einem Ordner abgelegt und diese nach Ablauf des Geschäftsjahres in einem Archiv gelagert? Ihre Mitarbeitenden haben inzwischen einen Unmut entwickelt, wenn es darum geht, am Ende des Jahres neue Papierordner für das kommende Jahr anzulegen? Sie würden gern alle Ordner aus dem Archiv digitalisieren und damit den Raum des Archivs anders nutzen?

Hier gibt es verschiedene Lösungsansätze GoBD-konform zu archivieren. Ich zeige Ihnen diese gern auf.